Apoteket genomgick en enorm transformation när apoteksmarknaden omreglerades (se faktarutan).

Verksamheten halverades när apotek togs över av andra aktörer. Dessutom tvingades företaget byta alla system och bygga om sin it-miljö på rekordtid.

– Samtidigt var vi också it-support åt de nya aktörerna som använde vårt system under en övergångsperiod och migrerade delar av våra system till Apotekens Service, säger Elisabeth Stjernstoft.

Pressen var enorm, konstaterar hon. Det var bara att köra på eftersom besluten var politiska.

– Tiden var för kort, resurserna för små och omfattningen kunde vi inte påverka.

Dessutom kom förra höstens jättekrasch för outsourcingpartnern Tieto när det var som allra mest bråttom.

– Trots det hann vi byta vårt receptexpedieringssystem till årsskiftet.

I fyra dagar låg produktionsmiljön nere – testmiljöerna ännu längre.

– Vi slapp i alla fall dataförluster.

Normalt tar sådana här omfattande byten mellan fem och åtta år, enligt Elisabeth Stjernstoft

– Då finjusterar och trimmar man allt innan man går över till ett nytt system. Allt det har vi fått göra i efterhand.

Elisabeth Stjernstoft kom in som cio i januari och har själv fortsatt med att klara av en del omställningar.

En bit i det är hanteringen av så kallade dosrecept, alltså att patienter med många mediciner får dem förpackade dosvis. Det har Apoteket nu lämnat över till ett gemensamt nationellt system i enlighet med tidsplanen.

It-strukturen som vuxit fram består till större delen av standardsystem – förutom receptexpedieringssystemet, som Apoteket har utvecklat.

– Vi har bedömt att det är så viktigt för oss att vi vill ha ett eget system. Med en standardmiljö i övrigt har vi en helt annan flexibilitet nu – ett dragspel, helt enkelt, där vi snabbt kan utöka eller dra in på verksamheten.

En hel del arbete har också lagts på att vara bättre förberedd nästa gång det blir en krasch som Tietohaveriet i höstas.

– Det går inte att gardera sig, sådana saker kommer alltid att hända, säger Elisabeth Stjernstoft.

– Det viktiga är att ha en uppdaterad planering för hur vi ska arbeta utan it, hur vi ska kommunicera när allt ligger nere. Vi måste också se till att våra leverantörer verkligen vet vilka system som är prioriterade och ska upp först.

Inte minst är det viktigt att veta när och hur man ska larma. Teknikerna i datahallen insåg omfattningen av kraschen långt före alla andra och Apoteket räknar med att de tappade tolv timmar på att larmet inte gick fortare.

– Det är viktigt att alla vet när de ska dra i snöret, även om de kanske stör leverantörs-vd:n på semester.

Hon poängterar också vikten av att hålla koll på sina leverantörer.

– Det där med it på kran tror jag inte på. Jag tror att man måste ha ett aktivt arbete med stickprovskontroller och se till att leverantörerna verkligen lever upp till det de ska. Inte skulle H&M låta bli att kolla upp sina underleverantörer?

Apoteket skiljer sig från de flesta företag på så sätt att verksamheten inte får expandera. Efter omregleringen på apoteksmarknaden får Apoteket bara ha en marknadsandel på 35 procent. Så det gäller att hålla ett öga på hur den totala marknaden utvecklas för att ligga rätt.

– Det vi arbetar med nu på it-sidan är att skära kostnader. Därför är vi inne i en växling där vi byter ut en hel del konsulter mot egen personal.

De konsulterna finns inom områden som Apoteket bedömer som extra viktiga för affärerna: projektledning, webbutveckling och BI. Däremot inte driften, den förblir outsourcad.

40–50 personer arbetar på it-avdelningen. Hur många konsulter som är inne vill Elisabeth Stjernstoft inte säga, men hon konstaterar att den egna it-avdelningen är en liten del av de som arbetar med it åt Apoteket.

– Jag är säljare i grunden så jag har skaffat en klocka som jag ringer i varje gång vi säger upp ett konsultkontrakt, säger hon och skrattar.

Fakta

Apoteksmonopolet upphörde den 1 juli 2009. Hälften av de 900 apoteken såldes ut och privata aktörer fick öppna nya apotek.

Ett nytt bolag, Apotekens Service, tog då över infrastrukturen för att se till att sådant som läkemedelsförteckningen, receptregistret och högkostnadsdatabasen finns tillgängliga på lika villkor för alla aktörer.

Under en övergångsperiod fick de andra aktörerna använda Apotekets system, men vid årsskiftet 2011-2012 avvecklades det helt.

Verksamhet: Säljer läkemedel och andra hälsorelaterade produkter och erbjuder hälsorådgivning. Finns på 250 orter, 50 sjukhus och levererar till 1 000 vårdavdelningar.
Ägare: Staten.
Vd: Ann Carlsson.
Nettoomsättning: 22 miljarder kronor, 2011.
Rörelseresultat: 189 miljoner.
Antal anställda: 4 500 medarbetare, varav 87 procent är kvinnor. De kommer från 83 länder och talar 69 språk. Varje dag expedierar de 42 000 kunder och tar emot 5 000 telefonsamtal.